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Los errores más frecuentes de las pymes en la gestión de documentos confidenciales
01 Jul 2008 | REDACCIÓN, LAFLECHA
RLos datos del estudio revelan asimismo que cerca del 50% de la población desconoce o cree que no existe una ley que proteja la intimidad personal y familiar. Nada más lejos de la realidad, ya que La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) es la garante de preservar la confidencialidad de los datos personales de los ciudadanos cuando se encuentran en disposición de empresas u otros organismos.especto a las pymes, el 93% afirma tener conocimiento de la existencia de la LOPD, según datos del Instituto Nacional de Tecnologías de la Comunicación (INTECO). Sin embargo, esto no implica que estas empresas estén concienciadas de la importancia de la seguridad de la información. Éstos son algunos de los errores más frecuentes que cometen a la hora de gestionar documentos con información sensible:
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No inscribir los ficheros en la Agenda General de Protección de Datos (AGPD), corriendo riesgos como la filtración y uso de sus bases de datos de clientes por parte de empresas competidoras.
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No disponer de una política de seguridad para gestionar los datos confidenciales, protegiéndolos contra virus, software espía, o el robo de ordenadores portátiles o documentos en papel.
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No informar a los clientes, empleados o proveedores de la empresa de la cesión de sus datos a otras compañías o particulares, pudiendo ser éstos utilizados para otros fines distintos a aquellos para los que se facilitaron dichos datos.
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No destruir los documentos con máquinas específicas para ellos, siendo tirados en la mayoría de los casos a la basura, con el riesgo que ello conlleva al poder ser utilizados por otra persona para el robo de identidad.
Destrucción de documentos, la asignatura pendiente de la LOPD
Al efectuar las pymes los tres primeros errores, están incumpliendo medidas legales, ya que, La LOPD obliga a todas las entidades públicas y privadas, inclusive las PYMEs a dar de alta sus ficheros con datos de carácter personal en el Registro General de Protección, con el objetivo de que los ciudadanos puedan conocer quién trata sus datos y ejercer los derechos de acceso, consulta, rectificación, oposición y cancelación de sus datos personales recogidos en ficheros.
Sin embargo, el nuevo reglamento de la LOPD, aprobado el pasado 19 de abril, no hace ninguna mención a la destrucción de documentos en papel, aunque esta medida resulta altamente recomendable si se quiere salvaguardar la información personal de empleados, clientes o proveedores.
Las PYMEs por tanto, no sólo se tendrán que concienciar de la necesidad de proteger los datos a la hora de ser almacenados sino también a la hora de destruirlos. Las empresas deberán ser especialmente cuidadosas con la destrucción de información como datos bancarios, números de afiliación a la seguridad social, nóminas, curriculums y toda información referente a empleados, colaboradores, etc, cuya mala gestión puede acarrear sanciones en la LOPD. Pongamos como ejemplo la sanción impuesta el verano pasado a una tienda de telefonía móvil por descuidar la destrucción de unos Currículum Vitae, que fueron encontrados por la policía municipal de Gavá en la basura, y por la que se le impuso una multa de más de 60.000 euros.
La mayoría de las pymes españolas no son conscientes de los riesgos que conlleva el no eliminar adecuadamente los datos personales que han dejado de serles útiles. Para evitar situaciones de riesgo, los expertos recomiendan a los propietarios de las pymes la destrucción de toda la documentación sensible y susceptible de ser utilizada en contra de la persona ya esté recogida en papel, CD o DVD, a través de dispositivos como destructoras de documentos. Además de sus múltiples mejoras a lo largo de los años, en potencia, seguridad para el usuario, funcionalidades, etc., dichas destructoras ofrecen varios tipos de corte (en tiras, partículas, etc.) para ajustar la seguridad ofrecida al nivel de confidencialidad de la información.
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Quiero poner ne aviso que la empresa de seguridad de datos risc security no es de fiar, te hacen un contrato larguisimo de permanencia despues te venden a otra empresa a ellos les pagan por adelantado y si te he visto no me acuerdo, ellos lo firman pero despues es otra empresa la que se hace responsable.
El servicio de destrucción de documentos confidenciales, ya es gratuito en Madrid.
El reciclaje de papel, puede absorber el coste de este servicio, contribuyendo activamente a la protección de nuestro entorno.
Reciclajes Dolaf ofrece sus servicios de destrucción de documentación confidencial o con datos personales, de forma totalmente gratuita, para todo el material depositado en su planta de Madrid (C/Septiembre, 1). Esta destrucción de papel, se realiza en diminutas partículas normalizadas (DIN32757) de diámetro inferior a 30 mm. El proceso se lleva a cabo en presencia del interesado si así lo requiere, y finaliza con la emisión de un certificado por parte de la empresa, que incluye todos los datos relativos al servicio.
La correcta eliminación de los datos personales recogidos en cualquier soporte cuando se convierte en un residuo, es un aspecto crucial en el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos, y del reglamento que la desarrolla. No en vano, la mayor parte de las sanciones impuestas por la Agencia Española de Protección de Datos –AEPD-, tienen su origen en la aparición de documentos residuales con información de este tipo (historiales clínicos, Currículos, expedientes judiciales…) en lugares impropios y al alcance de cualquiera. Toda documentación que contiene datos personales, en algún momento deja de ser de utilidad para su productor, y se convierte en un residuo que hay que eliminar, pero que contiene intacta toda la información original, a no ser que se proceda a su debida destrucción.
La valorización del material –PAPEL- mediante su reciclaje, implica además un gesto altamente respetuoso con el medio ambiente, reduciendo significativamente el impacto ambiental derivado de la fabricación de papel. Así pues, por cada tonelada de papel que reciclamos, reducimos unos 2m3 la ocupación en vertederos, reducimos las emisiones de CO2 en 900 Kgs., evitamos la tala de unos 13 árboles adultos, ahorramos140 litros de petróleo y ahorramos 50m3 de agua (fuente ASPAPEL).
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La valorización del material –PAPEL- mediante su reciclaje, implica además un gesto altamente respetuoso con el medio ambiente, reduciendo significativamente el impacto ambiental derivado de la fabricación de papel. Así pues, por cada tonelada de papel que reciclamos, reducimos unos 2m3 la ocupación en vertederos, reducimos las emisiones de CO2 en 900 Kgs., evitamos la tala de unos 13 árboles adultos, ahorramos140 litros de petróleo y ahorramos 50m3 de agua (fuente ASPAPEL).
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La correcta eliminación de los datos personales recogidos en cualquier soporte cuando se convierte en un residuo, es un aspecto crucial en el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos, y del reglamento que la desarrolla. No en vano, la mayor parte de las sanciones impuestas por la Agencia Española de Protección de Datos –AEPD-, tienen su origen en la aparición de documentos residuales con información de este tipo (historiales clínicos, Currículos, expedientes judiciales…) en lugares impropios y al alcance de cualquiera. Toda documentación que contiene datos personales, en algún momento deja de ser de utilidad para su productor, y se convierte en un residuo que hay que eliminar, pero que contiene intacta toda la información original, a no ser que se proceda a su debida destrucción.
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PCN-Destrucción de documentos, es una empresa especializada en la destrucción de documentos confidenciales y posterior reciclaje del confeti resultante del proceso, además ofrecemos servicio de implantación de la LOPD.
Disponemos de una planta de destrucción y maquinaria homologada para la destrucción de documentos confidenciales, según normativa vigente DIN 32 757-1 (desde 0,78 a 11 mm). Nivel de seguridad 4.
1.Servicio Periódico mediante contenedores de cartón (Tipo buzón). Servicio para empresas donde el nivel de confidencialidad de los documentos es media.
2.Servicio Periódico mediante contenedores metálicos de seguridad: Servicio para empresas donde el nivel de confidencialidad de los documentos es máxima.
Notas:
•En los dos servicios se emite Certificado de Destrucción.
•Destrucción mediante maquinaria industrial homologada según Norma DIN 32 757-1, con la posibilidad de presenciar la destrucción.
•Reciclaje del confeti resultante.
•La capacidad del contenedor de cartón es de aprox. 40 kg de papel.
•Los tamaños de los contenedores metálicos (90 lt, 160 lt, 240 lt y 425 lt), medidas y fotos disponibles en nuestra web.
3.Servicio Puntual o vaciado de archivos. Servicio de vaciado de históricos que por ley se obliga a archivar durante un tiempo, debe ser destruido cuando sea obsoleto.
•Entrega de la documentación en nuestra planta de destrucción (Económico).
•Desplazamiento a las dependencias del cliente.
Notas:
•En los dos servicios se emite Certificado de Destrucción.
•Destrucción mediante maquinaria industrial homologada según Norma DIN 32 757-1, con la posibilidad de presenciar la destrucción.
•Reciclaje del confeti resultante.
•Contenedores de 240 lt para facilitar la recogida y transporte desde sus dependencias a la planta de destrucción de PCN.
Contacto: David Díaz
Teléfono: 962 54 09 71
e-mail: d.diaz@pcn-destruccion.com
Website: http:www.pcn-destruccion.com
PCN-Destrucción de documentos, es una empresa especializada en la destrucción de documentos confidenciales y posterior reciclaje del confeti resultante del proceso, además ofrecemos servicio de implantación de la LOPD.
Disponemos de una planta de destrucción y maquinaria homologada para la destrucción de documentos confidenciales, según normativa vigente DIN 32 757-1 (desde 0,78 a 11 mm). Nivel de seguridad 4.
1. Servicio Periódico mediante contenedores de cartón (Tipo buzón). Servicio para empresas donde el nivel de confidencialidad de los documentos es media.
2. Servicio Periódico mediante contenedores metálicos de seguridad: Servicio para empresas donde el nivel de confidencialidad de los documentos es máxima.
Notas:
• En los dos servicios se emite Certificado de Destrucción.
• Destrucción mediante maquinaria industrial homologada según Norma DIN 32 757-1, con la posibilidad de presenciar la destrucción.
• Reciclaje del confeti resultante.
• La capacidad del contenedor de cartón es de aprox. 40 kg de papel.
• Los tamaños de los contenedores metálicos (90 lt, 160 lt, 240 lt y 425 lt), medidas y fotos disponibles en nuestra web.
3. Servicio Puntual o vaciado de archivos. Servicio de vaciado de históricos que por ley se obliga a archivar durante un tiempo, debe ser destruido cuando sea obsoleto.
• Entrega de la documentación en nuestra planta de destrucción (Económico).
• Desplazamiento a las dependencias del cliente.
Notas:
• En los dos servicios se emite Certificado de Destrucción.
• Destrucción mediante maquinaria industrial homologada según Norma DIN 32 757-1, con la posibilidad de presenciar la destrucción.
• Reciclaje del confeti resultante.
• Contenedores de 240 lt para facilitar la recogida y transporte desde sus dependencias a la planta de destrucción de PCN.
Contacto: David Díaz
Teléfono: 96 254 09 71
e-mail: d.diaz@pcn-destruccion.com
Website: http:www.pcn-destruccion.com