Las ventajas de un sistema ECM en el entorno corporativo

¿Qué es ECM?

Es la gestión integral de toda la información de una organización.
Por información entendemos tanto información estructurada (bases de datos) como no estructurada (documentos). Y por integral nos referimos a la asociación con los flujos de trabajo.
Nadie nos puede negar que esto es un hito ideal para cualquier empresa u organismo público. Pero entonces surgen las preguntas básicas, ¿es viable?. Aún más: ¿es rentable la inversión que requiere?. ¿Existe alguna herramienta que ofrezca una solución para esta estrategia?
Vamos a intentar contestar a estas 3 preguntas clave.

¿Es viable el ECM? ¿Es posible llegar a una gestión integral de la información?

Sin lugar a dudas, la respuesta es rotundamente sí. ¿Qué se necesita? Pues dependerá del nivel de madurez de la empresa, tanto a nivel de sistemas de información como a nivel orgánico.
Cuando, habiendo invertido lo suficiente, no se ha logrado, ha sido sólo por la combinación de dos motivos que implican no poder implantar ECM:
• La existencia de multitud de sistemas de información desintegrados
• El celo interdepartamental, que impide la integración de la información ("mi información es exclusiva, y la de otros departamentos no me sirve").

¿Es rentable? ¿Cuáles son las ventajas?

Sin duda alguna es muy rentable; el ahorro que se puede llegar a lograr gracias a la aplicación real de un modelo ECM es muy significativo. Se puede doblar, incluso triplicar el índice de productividad de una organización. Y estoy hablando sólo de datos tangibles, indicadores fácilmente medibles como el Time to market, o el dato único; no quiero tocar valores intangibles como la imagen que puede ofrecerse gracias al ECM, o la motivación que tendrían todos los empleados, incluso los clientes y proveedores que hagan uso de una Extranet.

¿Existen herramientas ECM?

Aquí ya tenemos un pequeño problema, solventable, pero que debemos tener muy claro antes de tomar decisiones de esta envergadura.
No conozco, a día de hoy, ninguna herramienta que resuelva el ECM de forma integral. Para empresa pequeñas (PYMES), podría haber alguna solución (pocas, muy pocas, porque las que se venden como "ECM" son inaccesibles para las PYMES). Pero no para grandes empresas. A día de hoy, no.
¿Entonces? ¿No habíamos dicho que era una estrategia viable?
¿Cómo puede serlo?: Desplegando una solución que integre todos los sistemas operativos horizontales y los verticales de negocio contra un único sistema de información que centralice la gestión de la información y de los procesos de negocio. Estamos hablando, pues, de un conjunto de sistemas integrados (ahora lo llaman "Suite").

Y el éxito del ECM dependerá por completo de dos tareas:
• eliminar los dos motivos que implican no poder implantar ECM, antes comentados (sistemas de información desintegrados y celo interdepartamental),
• seleccionar el adecuado conjunto de sistemas necesarios, alineado con la adecuada estrategia de integración.