¿Cómo gestionar empleados a distancia?

Entonces, ¿qué ocurre cuando una buena parte de nuestros empleados no desempeña sus funciones bajo el mismo techo que sus supervisores, cuando no se encuentran bajo su supervisión directa?

La administración del personal que realiza su trabajo fuera de las instalaciones de la empresa requiere tener en cuenta algunas características específicas que vamos a abordar desde este artículo.

Personalidad del trabajador externo

Existen en psicología numerosos estudios que tratan de identificar cuál es la personalidad más adecuada al tipo de tarea que cada trabajador debe desempeñar en función del puesto que ocupa. Estos son algunos rasgos de personalidad que se deben tener en cuenta cuando debamos seleccionar a los trabajadores externos de nuestra empresa:

• Deben saber desenvolverse con independencia.

• Deben ser personas honestas y en quienes se pueda confiar; no debemos olvidar que no existirá una supervisión directa del trabajo mientras éste se realiza.

• Es imprescindible que tengan seguridad en sí mismos y en sus capacidades en relación a la tarea que deben desempeñar.

• Han de ser resolutivos, capaces de tomar decisiones propias y adecuadas a las circunstancias en cualquier momento.

• Deben tener suficiente autoconocimiento personal para saber cuándo deben pedir ayuda antes de que sea "demasiado tarde".

En relación a la tarea…

La norma básica y principal que se debe tener en cuenta cuando asignamos trabajo a nuestros empleados externos es mantener una buena comunicación con ellos, es decir:

• Las metas deben estar claras: debemos ser muy específicos al transmitir cuáles son los resultados que esperamos obtener.

• Un planteamiento claro de cómo se debe realizar la tarea. Si se ha iniciado una línea de trabajo equivocada y no se corrige a tiempo puede suponer tirar al traste muchas horas de trabajo.
• Canal directo y siempre disponible para la comunicación entre el supervisor y el trabajador.

La imagen de la empresa

Pongamos como ejemplo que nos encontramos en casa con nuestra familia y decidimos hacer un pedido a una pizzería para que nos lleve la cena a nuestro domicilio. Cuando aparece el repartidor con el pedido, su aspecto es sucio y desaliñado y nos trata de forma grosera. ¿Pensaremos que este repartidor en concreto es grosero y sucio? ¿o pensaremos que la pizzería "X" es un lugar sucio y da un trato grosero a sus clientes? Esto último es lo más probable.

Este es sólo un ejemplo de la importancia que tiene dar una buena formación a nuestro personal externo. Debemos hacerles ver que ellos son la imagen que el cliente tiene de la empresa. Si se trata de empleados que van uniformados esto es aún más importante, ya que quien le ve no es sólo el cliente que está en contacto directo con ese empleado, sino cualquier persona con la que éste se cruce.

Cuando nuestro repartidor circula entre el tráfico saltándose los semáforos y haciendo adelantamientos temerarios con un vehículo rotulado con el nombre de nuestra empresa, no es ese empleado el que hace las cosas mal… a ojos de cualquier espectador es toda nuestra empresa la que lo está haciendo mal.

Peligros que se deben evitar

• Que el trabajador deje de sentirse parte de la empresa. Para ello es imprescindible fomentar sistemas de motivación de plantilla, fomentar los sentimientos de orgullo por representar a la empresa, recordar la responsabilidad que supone ser la imagen de la empresa, hacer seguimientos y revisiones del desempeño con cierta frecuencia, etc.

• Riesgo de no cumplir con los plazos establecidos. Para evitarlo es necesario establecer fechas límite a corto plazo y subdividir la tarea siempre que sea posible.

• Disminución del rendimiento a causa de la falta de una jornada laboral estricta. Este peligro puede evitarse seleccionando personal con una buena capacidad de autorregulación.

• Distanciamiento "emocional" entre supervisor y empleado. Esto es más frecuente desde que los trabajadores realizan su tarea sin necesidad de acudir en ningún momento al centro de trabajo gracias a las nuevas tecnologías de la comunicación, como internet o el correo electrónico. Para favorecer las relaciones personales entre los trabajadores se deben programar reU N I O Nes con una cierta frecuencia. No menos de cuatro por año.