Formas de combatir el spam

Tenía probablemente la mayor carga de email en la empresa", dice Lulla, que recibía entre 300 y 400 mensajes diarios, sin contar el molesto spam o correo basura. Por eso, hace unos meses descargó un nuevo software de una compañía llamada ClearContext Corp. que automáticamente envía los mensajes no importantes a otras carpetas, de modo que no tiene que leerlos inmediatamente. Puede enviar otros mensajes a sus subordinados y recibir notificaciones más adelante si ellos no responden. Ahora "conversaciones enteras van automáticamente a otro lugar donde no las veo, hasta que quiero verlas", dice Lulla, quien cuenta que recomendó el programa a otros.

La sobrecarga de email se ha convertido en un problema laboral mucho más grave que el spam tradicional. Los buzones de entrada están casi al límite hoy en día en parte por lo que algunos llaman "spam de los colegas". Esto es, demasiada gente usa indiscriminadamente el botón "responder a todos" o envían copia a demasiadas personas en mensajes triviales, como invitar a 100 colegas a que compartan pastelillos de chocolate en la cocina. Una buena parte de los emails de hoy también proviene de nuevas fuentes, como los sitios de contactos Facebook y LinkedIn, o mensajes de texto enviados desde celulares.

A diferencia de anteriores compañías de tecnología de email, que sólo solucionaban problemas como el spam externo u ofrecían productos simples que monitoreaban cierto contenido en los mensajes, las nuevas empresas ahora enfrentan directamente el problema de la sobrecarga del correo electrónico y ayudan a organizarlo. Compañías de Silicon Valley, como ClearContext y Seriosity Inc., están resolviendo el problema de la sobrecarga de email interno. Mientras tanto, otras firmas como Xobni Corp. intentan ayudar a la gente a organizar mejor y buscar en los emails y contactos personales que ya tienen.

El año pasado, el usuario promedio de email corporativo recibía 126 mensajes al día, 55% más que en 2003, según Radicati Group, una firma de investigación de mercado. Para 2009, los empleados podrían pasar el 41% de su tiempo gestionando emails.

El producto de Xobni coloca una serie de funciones sobre el buzón de email del cliente, como "perfiles" de contactos en línea con fotos y enlaces rápidos para concertar citas. La compañía, que tiene nueve emplados, dice que unas 1.000 personas en todo el mundo están probando el producto, incluso agentes de ventas, reclutadores y gerentes de marketing, y prevé ofrecerlo más ampliamente el próximo año.

ClearContext, fundada en 2003, normalmente cobra US$89,95 por su principal producto de software, que usa algoritmos para analizar rápidamente el email de un usuario y así determinar qué contactos y mensajes son los más importantes. Un mensaje de alguien que ya está en la lista de contactos de Outlook y a quien el usuario normalmente responde rápidamente (cónyuge o jefe) se considera crítico y se marcará en rojo.

El enemigo interno

Algunas nuevas compañías de gestión de email han encontrado problemas cuando los departamentos de tecnología de las empresas prohiben a sus trabajadores descargar el software, normalmente por razones de seguridad.

Herramientas como la de ClearContext asumen, por supuesto, que los usuarios ya están bastante organizados y que tienden a archivar sus mensajes, dice William Kennedy, gerente general de Microsoft. Outlook intenta "atraer a una amplia gama de estilos de trabajo", dice.

Para los desorganizados que sólo acumulan mensajes, Microsoft agregó hace poco una mejor función de búsqueda a Outlook, para que la gente pueda buscar en carpetas o buzones abultados un mensaje o documento concretos.

Thad Lyon, gerente de infraestructura de eBay, dice que a él y a su equipo les gustó el software de Seriosity, que intenta conseguir que la gente envíe menos mensajes, o solamente los más relevantes, asignándoles una "moneda virtual" y pidiendo a los usuarios que asignen un valor a cada mensaje enviado. Un mensaje preguntándole a alguien si quiere salir a almorzar puede contar con un valor de tres serios de moneda virtual; por otro lado, un mensaje sobre un cliente importante con un problema urgente puede recibir 30 serios. Los usuarios reciben 100 serios al principio de la semana, pero también reciben serios cuando otros les envían mensajes.