Claves de una reunión online

n las conferencias Web los participantes sólo se comunican virtualmente entre sí; sin embargo, ésto no garantiza causar una buena impresión al resto de personas presentes en la reunión. Ya sea un encuentro online, una presentación vía Web o una formación vía Internet, tener un comportamiento adecuado en las conferencias online es tan importante como tenerlo en un encuentro cara a cara.

Según Luuk Mulling, Responsable de WebEX en España, existe un protocolo basado en diez normas de comportamiento:

• Ser puntual: La puntualidad es clave en cualquier trabajo. Llegar tarde es un grave error, ya que se pierde un tiempo que más tarde no se podrá recuperar. Si el retraso no se puede evitar, los socios deben ser avisados con anticipación. Como mínimo, de esta manera, podrán utilizar de una forma eficaz el tiempo de espera.

• Conocer la tecnología: Antes de iniciar o participar en una conferencia Web, hay que tener la seguridad de que realmente se está familiarizado con la tecnología. No hay nada más embarazoso que el moderador o presentador de la reunión esté constantemente yendo de lado a lado de la pantalla o abriendo las ventanas del escritorio de forma aleatoria.

También es muy molesto, que algunos de los participantes lleguen tarde porque no conocen la tecnología. Por ello, es de vital importancia para los presentadores, moderadores y participantes, realizar las formaciones gratuitas ofrecidas por WebEx antes de llevar a cabo la primera conferencia Web.

• Conferencias Web sin webcam - prestar atención a la voz: En una reunión virtual sin webcam no hay lenguaje corporal ni expresión facial. Así que los participantes deben pensar previamente cómo y qué están diciendo antes de ser malinterpretados. También hay que tener en cuenta que la sonrisa ayuda en la comunicación, incluso por teléfono, ya que puedes oírla.

• Conferencias Web con webcam - Es de vital importancia prestar atención a la indumentaria y a los gestos. El atuendo de los participantes debe ser apropiado, al menos las partes del cuerpo visibles a través de la webcam. Por otra parte, mientras uno habla, deberían evitarse los gestos que puedan ser malinterpretados por el resto de participantes de otras culturas.

La cámara tendría que estar ajustada para que el participante mire a la lente. De esta manera, el resto de participantes pueden sentir que se les está hablando directamente. También es aconsejable elegir un fondo y una iluminación adecuada.

• Mencionar los nombres: Cuando se participa en una conferencia Web siempre se debe mencionar el nombre de la persona que está hablando. Sino para el resto del grupo es prácticamente imposible detectar quién fue el que participó en la reunión.

· Dejar que los otros terminen: Dejar que los otros terminen su discurso es una de las normas clave en las conferencias Web. Sin embargo, los monólogos interminables pueden ser interrumpidos con preguntas. Eso sí, siempre es preferible interrumpir a alguien con una pregunta cerrada sobre el tema que se está tratando, que no sobre una cuestión que no tiene nada que ver con dicha conversación.

Por otra parte, las preguntas importantes pueden ser realizadas paralelamente en el panel de Chat integrado.

Si no hubiera tiempo para preguntas y respuestas también es posible responder a todas ellas en un informe posterior a la reunión.

• No silbar en el micrófono: Todos los silbidos u otros ruidos se transmiten, no sólo cuando se utiliza un auricular con micrófono sino también por teléfono. Por eso es apropiado activar el botón de silencio cuando los demás están participando en la conversación.

• Presentar a los participantes: Los presentadores tienen que presentar brevemente a todos los participantes al comienzo de la conferencia Web. Y en la lista de participación integrada deben ser visibles todos los nombres. Así es posible dirigirse a todos los participantes de forma personalizada.

· Evitar dispersarse: Aunque es difícil identificar quiénes se dispersan durante una conferencia Web, éstos pueden ser fácilmente detectados si los presentadores/moderadores insertan las opciones de feedback. Hecho que podría ser bastante embarazoso para aquellos que fuesen descubiertos, ya que se trataría de una conducta muy poco profesional.

Un consejo para los presentadores/moderadores: es necesario celebrar reuniones, formaciones o presentaciones interactivas e interesantes (con sondeos, herramientas de comentarios, Chats, etc) donde los participantes estén involucrados y participen activamente en la conferencia, evitando cualquier tipo de distracción.

• Limpiar el escritorio del ordenador: Cuando el escritorio del ordenador se comparte con el resto de participantes durante la reunión, éste debería estar ordenado. Si está lleno archivos y carpetas, no correspondería a una actitud demasiado profesional por parte del moderador.