Ante la sobrecarga de los emails, muchos vuelven al teléfono

o que más complica a Jukuri es decidir si, cuándo y cómo responder a su correo normal. La avalancha de emails que recibe es tan abundante que ha creado una carpeta llamada "Limbo", donde ha acumulado hasta 600 mensajes desde noviembre de 2003, incluyendo varios de su

amiga de la escuela secundaria Laura, quien está muy ofendida por su falta de respuesta.

"Hemos llegado a la era de la sobrecarga de la información, pero sin entrar realmente a la era de la comunicación", afirma.

El correo electrónico, considerado como una de las grandes herramientas de productividad de nuestros tiempos, es fantástico para enviar mensajes en masa, intercambiar archivos, conversar y producir evidencia para las demandas de los abogados.

Pero con cerca de 84.000 millones de correos electrónicos enviados al día en todo el mundo -según la consultora IDC- a veces es difícil creer que el email sea realmente eficiente. Al igual que los malos consejos, la prepotencia y los tapetes feos, el exceso de emails es algo de lo que ya hay demasiado en las oficinas.

Es por eso que el teléfono vuelve a ganar atractivo en estos tiempos. "Si Bill Gates hubiera inventado el teléfono y Alexander Graham Bell el email", dice Dennis Fluegel, un ex gerente de proyectos, "todos diríamos: 'debería comprarse uno de estos teléfonos, pues uno puede hablar con otras personas, escuchar lo que dicen ¡y no hace falta un teclado!'".

Las evidencias de la carga que supone el correo electrónico están por todas partes. Los expertos que aconsejan cómo administrar el email promueven el uso del teléfono además del lápiz y papel para incrementar la eficiencia del correo. En un estudio llevado a cabo por la firma de investigación Basex, un 31% de los encuestados describió el email normal como "muy perjudicial", frente al 27% que le dio el mismo calificativo al spam. Por eso, no es una sorpresa que la gente que puede darse el lujo de subcontratar la gestión del correo electrónico lo haga sin pensarlo dos veces. Según el ePolicy Institute, una consultora estadounidense, el 43% de los asistentes administrativos escribe mensajes a nombre de un ejecutivo y a casi un tercio de ellos se les delega la responsabilidad de borrarlos.

Uno de los problemas que ha emergido es el doble estándar del email: a la gente le encanta lo conveniente que es, pero resiente que también lo sea para los adictos a los mensajes múltiples, las cadenas de oración y las presentaciones de power point con fotos de gatos cariñosos.

Clifford Gormley, un administrador de redes, tiene su propio axioma sobre la eficiencia del email: si uno hace una pregunta en un correo con copia a muchas personas, a menudo nadie responde, ya que cuantas más personas lo reciben, más fácil resulta ignorarlo. Y las señales no verbales, como el signo de exclamación rojo que significa que el mensaje es urgente, a menudo pierden su significado, afirma Gormley. "Noventa y cinco por ciento del tiempo sólo tienen una alta prioridad en la mente de quien los envía".

Parte del problema radica en que el email, al no contar con señales paralingüísticas, como la entonación, ni ningún tipo de comunicación no verbal, como fruncir las cejas o poner cara de aburrido, pueden llevar a que la comunicación sea ambigua, lo que a su vez, se traduce en una mayor cantidad de correos. Por esto, las conversaciones a través de este medio pueden alargarse hasta cinco veces más que una llamada telefónica, calcula Daniel McFarlane, miembro del equipo de ingenieros de Lockheed Martin, que ha llevado a cabo estudios sobre las interrupciones.

Algunas compañías ya han tratado de detener el flujo de mensajes. Hace tres años el fundador de Caudwell Group, que opera 350 tiendas de celulares en el Reino Unido, dijo que el email es "un cáncer de los negocios modernos" y prohibió su uso en sus tiendas. La medida hizo que la gente usara más el teléfono, asegura uno de sus voceros. Pero con el tiempo, la prohibición fue ignorada. "No creo que un negocio pueda erradicar los correos electrónicos", señala. La tentación siempre estará ahí.