Montañas de correo electrónico conspiran contra la eficiencia

sí que Lee tuvo que pisar el freno. Limitó, pues, el uso de la lista de e-mails de la compañía a asuntos estrictamente de negocios, impuso una prohibición al uso de archivos adjuntos muy grandes y pidió a los empleados que clasificaran los mensajes claramente según su importancia.

"Al parecer, nos estamos ahogando en e-mail, hasta el punto de que JAMÁS nos vamos a poner al día, y estamos pasando por alto correos electrónicos importantes", escribió en un reciente memorando a su personal.

Muchas oficinas padecen este problema. Así que, ¿qué puede hacer una compañía para controlar el monstruo del e-mail? Estos son algunos consejos para lograrlo.

Elimine el correo basura

Una de las tareas más onerosas relacionadas con el e-mail consiste en eliminar montones de spam o correo basura cada vez que uno abre su computadora cada mañana. Pero su compañía puede detener esos anuncios antes de que lleguen a su buzón electrónico instalando filtros en los servidores de e-mail. Entre las mejores marcas de software antispam están McAfee Inc., Symantec Corp. y Trend Micro Inc.

"Si su negocio no ha instalado filtros eficientes contra el spam, es hora de decirle a su departamente de informática que tiene un problema", dice Martin Hall, director gerente de Inbox, una conferencia sobre e-mail qie se celebró en Atlanta, Estados Unidos, en noviembre pasado.

Controle los archivos adjuntos

Nada atasca más los servidores de e-mail que los archivos adjuntos de gran volumen. Los documentos largos y las fotos no sólo desaceleran el sistema, sino que absorben mucho espacio de su buzón electrónico.

Oster Research Inc., firma de investigaciones de mercado del estado de Washington, dice que casi el 58% de las organizaciones imponen cuotas a los buzones electrónicos, con un promedio de 100 megabytes por buzón. Ese espacio es suficiente para unos 20.000 correos electrónicos corrientes. Pero 100 fotografías o 10 documentos legales de 2.000 palabras pueden abarcar ese mismo espacio.

De modo que si tiene que enviar documentos largos y no es algo urgente, use correo corriente.

Use servicios gratuitos de e-mail

Una forma de sortear los límites impuestos por su compañía a lo que se almacena en los buzones electrónicos es abrir una cuenta con un servicio gratuito en la Web. Hasta hace poco, estos servicios no eran muy útiles para mandar o almacenar grandes volúmenes de e-mail. Pero entonces surgió el Gmail de Google Inc., con un gigabyte de espacio gratuito, es decir, diez veces la capacidad de almacenaje que las empresas suelen imponer. Ahora, otros servicios gratuitos están haciendo lo mismo, facilitando enviar y almacenar en cuentas privadas correos electrónicos relacionados con el trabajo.

Borre archivos a menudo

Si quiere mantener una constancia de un intercambio de e-mail, no hace falta atiborrar su buzón electrónico con cada uno de los mensajes, dice Meenal Balar, una asociada de cliente y marketing en L'Oreal USA Inc. Sólo tiene que asegurarse de que su programa de correo electrónico incluye el texto de la nota original cuando usted contesta a un mensaje. Así, cada mensaje de la misma serie contiene las notas precedentes.

Organícese

"Soy uno de esos que organiza sus camisas por colores", dice Lance Urbas, presidente ejecutivo de la compañía de gestión de e-mail IntelliReach Corp., en Massachusetts. ¿Qué equivalente tiene esto en el correo electrónico? Pues crear docenas de carpetas y subcarpetas, organizadas por temas, remitente o nivel de prioridad, de modo que uno no tenga que pasar revista a cientos de mensajes para encontrar el que necesita. Lee, el presidente ejecutivo de Monster, utiliza la misma estrategia.

Si todo lo demás falla… hable

"Es una lástima que el e-mail haya substituido la relación personal", dice Balar, de L'Oreal. Balar llegó a hacer sus e-mails tan escuetos que casi socavó sus relaciones con algunos de sus contratistas externos.

Pruebe, pues, sostener intercambios a la manera antigua, es decir, usando sus cuerdas vocales.

"Muchos empleados usan el e-mail para invitar a sus colegas a almorzar o para planificar reuniones", dice Nancy Flynn, directora ejecutiva del ePolicy Institute. "A veces sería igual de fácil caminar hasta la oficina de al lado". Los empleados "pierden tiempo" enviando "estos mensajes estúpidos".