El Ejército de EEUU dirá adiós al papeleo gracias a un sistema electrónico de IBM

uando el proyecto esté totalmente implantado durante la próxima década, el sistema de formularios administrativos podría ahorrar más de 1.000 millones de dólares (aproximadamente 750 millones de euros) en papeleo innecesario y procedimientos administrativos, según un informe de la agencia auditora del Ejército estadounidense.

"Se prevé que se evitarán costes anuales por valor de 1.300 millones de dólares", aseguró Jim Acklin, director del proyecto particular contratado por el Departamento de Publicidad del Ejército.

El Ejército cuenta en la actualidad con una cantidad estimada de 100.000 formularios diferentes, que van desde pedidos de suministros y desembolsos de pagos hasta mantenimiento de registros médicos y citaciones. Ahora, el Ejército tiene la capacidad para convertir formularios en papel a archivos digitales que pueden ser localizados en su 'cibersitio' oficial.

Pero aunque sea posible llenar los formularios y almacenar los datos electrónicamente, los usuarios se ven obligados a imprimir copias en papel, firmarlas manualmente y entregarlas a mano o por correo para completar muchos procesos de autorización.

"No hay manera de saber en las condiciones actuales el estatus en que se encuentra alguna acción previa", afirmó Acklin, quien trabaja para EIM, el contratatista del proyecto.

"Una administración de contenidos electrónica permitirá que todos estos procesos sean rastreados", comentó finalmente.

El nuevo almacén de documentos individualizados y centralizados está comprimido en formularios basados en 'XML', una tecnología de autorización por firma digital y un 'software' de administración de IBM que ayudará al Ejército de EEUU a automatizar por completo cada proceso burocrático.

El nuevo sistema será utilizado directa o indirectamente por los 1,4 millones de empleados del Ejército norteamericano, entre los que se incluyen el Estado Mayor, los reservistas y los contratistas civiles, aseguró Acklin. En un año promedio, archivarían alrededor de 15 millones de formularios, según IBM.

Aplicación del nuevo sistema

La primera aplicación será un sistema de evaluación para oficiales y personal subordinado, que se encuentra en la actualidad en desarrollo, indicó.

El proyecto forma parte del Forms Content Management Program (FCMP) del ejército estadounidense. IBM, PureEdge y Silanis fueron seleccionados por su habilidad para confeccionar un patrón comercialmente disponible con la tecnología con la que trabaja el sistema 'on line' del ejército.

IBM, con sede en Armonk (Nueva York), está proporcionando un sistema de administración de contenidos basado en su sistema de base de datos DB2. Los otros dos proveedores son compañías canadienses. PureEdge tiene su sede en Victoria (Columbia Britanica), y Silanes tiene su sede en un suburbio de Montreal.