Herramientas gratuitas para tiempos de crisis

Puede parecer una idea muy básica, pero el mail ha terminado sustituyendo al correo tradicional en el envío de documentos y comunicaciones, y acelerado la entrega de estos elementos hasta límites insospechados con un gran ahorro de costes. Ahora, el envío de facturas, contratos y demás documentación es rápido, inmediato, instantáneo y gratuito. Teniendo en cuenta que el envío de una carta sin certificar ronda los 34 céntimos de euro, con el coste medio de una conexión a Internet (30 euros) se podrían enviar 88 cartas. El e-mail es ilimitado.

Del correo electrónico pasamos a la mensajería instantánea, concepto altamente ligado al software Messenger de Microsoft, pero que más recientemente cuenta con un excepcional aliado en Google Talk para ahorrar en las comunicaciones de voz. Cada vez son más las empresas que fomentan el teletrabajo o evitan desplazamientos innecesarios entre mesas de oficina utilizando servicios de mensajería instantánea como éste. Con Gtalk, los trabajadores ya pueden hasta compartir conversaciones de voz e intercambiar imagen a través de WebCam y los trabajadores pueden acceder a más puestos de empleo.

Al margen del correo y la mensajería, con la crisis, muchas empresas se han visto obligadas a prescindir del pago de ciertas licencias de programas de ofimática. Sin embargo, Google llegó cual salvador ofreciendo su suite de ofimática gratuita centralizada en Google Docs, donde aquellos con acceso a Internet pueden acceder a editor de texto, de presentaciones y de tablas de contabilidad. Pero la gran ventaja de esta plataforma no es su carácter gratuito, sino la posibilidad de compartir archivos entre personas sin coste adicional alguno.

La nube ha llegado para salvarnos a todos. Estas plataformas siempre conectadas a Internet nos permiten compartir archivos a muy bajo coste, como sucede con el software Dropbox, en el que de forma gratuita podemos almacenar hasta dos gigas de materiales en un disco duro virtual al que acceder desde cualquier lugar del mundo. Aquellas empresas que necesiten más espacio en la nube tienen a su disposición ofertas asequibles como 50 GB por 9,99 dólares al mes. Sin una, una excelente forma para mantener nuestros archivos actualizados y sincronizados en cualquier ordenador.

Si necesitas un gestor de proyectos y Google Calendar se te queda corto, puedes recurrir a software de tecnología libre como Collabtive. Con una interfaz atractiva y grandes opciones de personalización, esta tecnología, una vez instalada en nuestro servidor, se convierte en la mejor forma de establecer el orden de ejecución de los diferentes proyectos de nuestra empresa y en un sistema eficaz a la hora de repartir tareas entre empleados. En sistemas como éste, las indicaciones siempre quedan claras y no hay lugar a la confusión. El conocimiento enciclopédico también es de acceso libre y gratuito a través de Wikipedia, olvidándonos de comprar una enciclopedia en papel que aparte, puede ocupar demasiado espacio.

En Internet pueden encontrarse hoy día cientos de herramientas gratuitas que nos permiten ahorrar costes para todos, particulares, profesionales y empresas. Queda claro que es posible reducir gastos mediante la utilización de estas útiles herramientas disponibles en la red y, ya de paso, con el uso de las nuevas tecnologías nos hacemos capaces de hacer frente a los nuevos retos que se plantean con el desarrollo de la sociedad de la información y de Internet.

Emilio Márquez